Beneficios de la automatización en el proceso de control de proyectos

Beneficios de la automatización.

Capítulo 1 - El problema

Ya sea que la empresa esté recibiendo el impacto de la globalización, se vea sometida a una baja rentabilidad o muestre pérdidas al final de su cuadro de resultados, este perdiendo participación en el mercado debido a los altos costos, carezca de capacidad de maniobra, desee dar guerra en el mercado, o se vea ante una falta de liquidez, recurre invariablemente a la reducción de costos.

Lo mismo ocurre con la Gerencia de Proyectos y su control. Las empresas comienzan a lo bobo a cortar costos generalmente sin proyección estratégica, carente de método y sistema de información, que muchas veces no produce los resultados esperados en el corto plazo, y nunca logra objetivos ni en el mediano ni en el largo plazo.

Así por ejemplo en el deseo de suprimir excesos, se eliminan no sólo la gordura, sino que se destruye también músculos y nervios de la organización de control de proyectos.

Con el objetivo de mostrar mejores resultados en el corto plazo se eliminan los planes de capacitación y entrenamiento, con lo cual lo que no se gasta en capacitación se termina pagando con costos más elevados producto de menores niveles de productividad y calidad.

Por otro lado con la presión actual para disminuir plazo y reducir costos, los Directores ven en la automatización un gasto y no una inversión a largo plazo.

Llamamos automatización al proceso conjunto de software + procesos + procedimientos.

Si los mismos Directores mandaren cuantificar cuantas personas tienen en la organización corriendo atrás de información se sorprenderían. Y lo peor de todos, es que los mismos profesionales, son los encargados de hacer reportes que siempre llegan tarde o con información histórica que a nadie le interesa, simplemente porque es pasado.

A su vez, si los mismos Directores supieran que con sistemas de información se puede predecir el futuro en proyectos, verían con mejores ojos la implementación de automatización. Eso se llama tendencia y es lo que les debería interesar.

Básicamente el sistema hace un análisis de la performance de la situación actual de los proyectos y con base a eso realiza una proyección a futuro del comportamiento del proyecto o grupos de proyectos.

En síntesis cuales son los problemas:

  • Planificación Pobre.

  • Procesos manuales y demorados.

  • Silos de Información/Ninguna Integración.

  • Alto índice de error humano. Manipulación de información.

  • “Un tamaño es para todos” Sistemas y Procesos rígidos.

  • Insuficiencia de Recursos y Conocimiento para Controlar Proyectos.

  • Visibilidad de Reportes pobre y problemas de versionamiento.

  • Codificación de centros de costos inexistente.

  • Tentar adaptar el sistema contable para controlar proyectos.

  • Poca habilidad de hallar y consolidar información.

  • 90% del tiempo buscando información y 10% Analizándola.

  • Tomadores de decisión muchas veces no confían en la información.

  • Ejercito corriendo atrás de información.


Capítulo 2 - La solución